ضرورت توجه به ابزارهای جدید برای مدیریت پروژه‌ها
New Tools
با یک بررسی ساده می‌توان دریافت که متوسط مدت زمان اجرای پروژه‌های عمرانی در ایران بالاتر از متوسط بین‌المللی آن است. گذشته از مسائل مالی و تامین اعتبارات، عامل مهم دیگری که نقش آن را در موفقیت یا ناکامی پروژه نمی‌توان انکار کرد “مدیریت استاندارد” است. عاملی که شاید از دید بعضی از مدیران اجرایی کشور دور مانده است.
دلیل این مدعا گفته‌های مهندس زنگنه وزیر نفت، در خصوص دلایل طولانی شدن دوره اجرای طرح‌ها در پارس جنوبی است. وی صراحتا با تاکید بر اینکه مشکلات این حوزه ناشی از کمبودهای مالی نیست، “مدیریت” را مسئول بروز چنین مشکلی دانست. مدیریت در عصر جدید علاوه بر توانمندی‌های فردی نیازمند بکارگیری دانش، تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب است.
این موضوع در دنیا به صورت یک امر ضروری پذیرفته شده است تا بدانجا که چندین موسسه معتبر در دنیا وظیفه جمع آوری تجارب، مطالعه، تحقیق، تدوین استاندارد و به‌روزرسانی دانش مدیریت پروژه را عهده دار شده‌اند. بدون بازگویی مجدد مطالب مندرج در استانداردهای مدیریت پروژه عزم آن داریم تا راهکارهای عملی پیاده‌سازی استاندارد در سازمان اجرایی پروژه را بررسی نماییم. همواره چندین سوال کلیدی ذهن مدیران پروژه را به خود مشغول کرده است. آیا پروژه طبق برنامه‌های از پیش تعیین شده پیش می رود؟ آیا افراد وظایف خود را به درستی انجام می دهند؟ آیا فعالیت‌هایی که توسط افراد مختلف انجام می‌شود بایکدیگر هماهنگ است؟ آیا تمامی اجزای کار انجام شده و یا در حال انجام است؟ آیا علاوه بر کارهای از پیش تعریف شده کار اضافی انجام شده است؟
رسیدن به پاسخ اینگونه سوالات در صورتی‌که در زمان مناسب نباشد انجام اقدامات اصلاحی را غیرممکن یا با هزینه‌های گزاف همراه خواهد کرد. شاید در پروژه‌های کوچک و محدود دستیابی به پاسخ اینگونه سوالات در زمان مناسب پیچیده نباشد ولی با بزرگتر‌شدن پروژه‌ها انجام امر نظارت به‌صورت عادی امکان‌پذیر نیست. از سوی دیگر نظارت به تنهایی پاسخگوی نیاز مدیران نخواهد بود.
برای سنجش روند انجام کار و نیز عملکردهای عوامل اجرای کار باید مبناهای مقایسه‌ای وجود داشته باشد. استانداردهای کاری و اجرایی نظیر استانداردهای مدیریت پروژه می‌توانند شاخص‌های مورد نیاز را در اختیار مدیران قراردهند. همچنین تعریف فرآیندهای کاری بر اساس استانداردهای مدیریتی امر نظارت و سنجش کار را بسیار تسهیل خواهد کرد. در یک دید کلی موفقیت مدیران پروژه‌ها در گرو پایش صحیح و مستمر است که این امر مستلزم در دسترس بودن اطلاعات درست و قابل اعتماد از فرآیندهای اجرای پروژه است. علاوه بر آن مسیرهای صحیح انجام کارها باید به شکلی کاملا روشن وشفاف مشخص شده باشند تا انحراف از آنها قابل تشخیص و درمان باشد.
پیاده سازی فرآیندها و دستور العمل‌های مورد لزوم هر سازمان بر اساس استانداردهای معتبر جهانی و بومی‌سازی آنها در کنار یک نرم افزار جامع مدیریتی امکان دستیابی به این هدف را به مدیران پروژه خواهد داد. موضوع بسیار مهم و کلیدی در رابطه با نظارت و راهبری یک پروژه توجه ویژه به یکپارچگی و هماهنگی بین اجزای مختلف است. در صورت کم توجهی به این نکته تمرکز مدیریت پروژه، روی چند موضوع از پروژه قرارگرفته و موضوعات دیگر یا فراموش خواهند شد یا بدون نظارت کافی پیش خواهند رفت. این امر باعث بروز ناهماهنگی در پروژه و بروز مشکلات جدی خواهد شد.
در یک جمع بندی کلی می‌توان گفت که باید شرایطی برای مدیران پروژه فراهم شود که بتوانند بدون اینکه درگیر کارهای اجرایی شوند یا وارد جزئیات غیر‌ضروری شده از وظیفه اصلی خود که راهبری پروژه است، دور بمانند، یک نظارت کلی به صورت یکپارچه و فراگیر بر پروژه داشته باشند و انجام امور پروژه را در مسیر صحیح خود نگاه دارند. بدین ترتیب می‌توان در انجام پروژه از اعمال سلیقه‌ها، توسل به راه حل‌های تجربه نشده و حرکت در یک مسیر سعی و خطا جلوگیری کرده و در حالی‌که از صرف زمان و هزینه‌های اضافی خودداری خواهد شد، نتایج به دست آمده نیز رضایت بخش تر و منطبق تر بر اهداف پروژه خواهد بود.
البته باید توجه کرد که پیاده‌سازی موارد مذکور نیاز به تهیه روش کار یا متدولوژی با استفاده از اصول مشخص شده در استاندارد دارد. زیرا استاندارد فقط یک راهنماست و نه یک روش اجرایی. بنابراین تهیه یک روش اجرایی لازم و غیرقابل انکار است. بدیهی است هر سازمان یا پروژه نیاز به روش اجرایی یا متدولوژی خاص خود دارد. کپی‌برداری از روش‌های یک سازمان موفق هرچقدر هم که معروف باشد بدون توجه به فرهنگ محیط و داشته‌ها و سرمایه‌های انسانی و دانش سازمان استفاده کننده، کاملا غیرقابل استفاده و گمراه کننده است.
تجربه و عملکرد سازمان‌های موفق نشان می‌دهد که اینگونه متدولوژی‌ها باید توسط افراد خبره برای یک سازمان خاص به‌صورت بومی‌شده یا Customized تهیه و پیش فرض‌های آن بر اساس فرهنگ سازمان، واحد تولیدی، واحد تحقیقاتی، پروژه و امثال آن لحاظ شده و سپس در یک نرم افزار مدیریت پروژه پیاده‌سازی شود. امروزه اکثر مدیران پروژه‌ها با مفاهیم استانداردهای مدیریت پروژه آشنایی کافی داشته و در بسیاری از موارد دارای گواهینامه‌های معتبر بین‌المللی در این زمینه هستند. با این وجود در برخی از پروژه‌ها مشاهده می‌گردد که باوجود بهره گیری از اینگونه مدیران آگاه و نیز با وجود تیم اجرایی مجرب، انجام پروژه با موفقیت مورد انتظار همراه نمی‌باشد.یکی از مهم‌ترین دلایل این امر عدم وجود ابزار مناسب برای پیاده سازی راه حل‌های ذکر شده است.
باید توجه داشت مدیریت گذشته از توان فردی، نیازمند ابزارهای مورد نیاز عصر جدید برای پیشبرد امور است. ابزارهایی که بتوانند شرایط را برای مدیریت مناسب و بهینه تسهیل کنند. هر چند این ضرورت استفاده از این ابزارها در کشورهای توسعه‌یافته کاملا درک شده و سرمایه‌گذاری‌های فراوانی برای طراحی و پیشبرد مداوم نرم‌افزارهای مدیریت پروژه صورت می‌گیرد اما در کشورمان هنوز چنین ضرورتی کاملا احساس نشده است. بررسی نرم افزارهای مدیریت پروژه موجود نیز نشان دهنده این واقعیت است که اکثر این نرم افزارها، یا فاقد قابلیت‌های لازم اند یا پوشش دهنده محدوده کوچکی از نیازهای مدیریت پروژه بوده یا کپی غیربومی‌شده آن هستند بدون توجه کافی به فرآیندهای استاندارد کپی شده‌اند.