سیستم آرشیو مستندات
با استفاده از سیستم آرشیو مستندات، تمامی اسناد شرکت از جمله استانداردها، گزارشات، مدارک مناقصات، فرمهای استاندارد و سایر مدارک ورودی و تولیدی سازمان میتواند در سیستم دسته بندی و نگهداری شده و با لحاظ سطوح دسترسی، بین کاربران داخل و خارج از سازمان به اشتراک گذاشته شود.
کنترل دسترسی امن و انعطاف پذیر این سیستم نظارت شما بر روی روش انتشار اسناد سازمان را ارتقا خواهد داد. همچنین وجود مفهوم «مدرک» در کنار مفهوم سنتی «فایل» امکانی بی نظیر برای نگهداری بسته های کاری شما فراهم می آورد. مدرک ها میتوانند دارای شرح اختصاصی بوده و محتوی تعداد نا محدودی از فایل ها باشند با این وجود سیستم کنترل رویژن اختصاصی بر روی مدرک عمل خواهد کرد. این مفهوم، شما را بی‌نیاز از ساختن فولدرهای خسته کننده برای رویژن های مختلف از بسته های کاری خواهد کرد.
این سیستم میتواند در تولید و مدیریت دانش در سازمان نقشی کلیدی ایفا نماید.
قابلیت‌های اصلی این زیرسیستم
- امکان ثبت، نگهداری و نسخه برداری از مستندات موجود
- دارای شخصیتی جدید در ساختار نگهداری مستندات با عنوان «مدرک»
- دارای ساختاردرختی انعطاف پذیر
- سیستم کنترل رویژن
- کنترل دسترسی بسیار پیشرفته برای مدارک، فایل ها و فولدر ها
- امکان ثبت نام برای دریافت نوتیفیکیشن تغییرات برای کاربران با سطح دسترسی
- امکان تخصیص قیلدهای اطلاعاتی
- عملکرد یکپارچه با سیستم مدیریت برچسب ها
- امکان استفاده از آرشیو مستندات در سایر سیستم ها از جمله مدیریت مکاتبات، مدیریت جلسات، مدیریت قراردادها، مدیریت خرید و …
- جستجوی پیشرفته