سیستم مدیریت مدارک سازندگان
زیر سیستم مدیریت مدارک سازندگان پوپک با استفاده از موتور گردش کار قدرتمند این سیستم، به فرآیند بررسی مدارک مهندسی مرتبط با قراردادهای عقد شده با سازندگان می باشد نظم بخشیده و این امکان را در اختیار پروژه قرار می دهد که سازندگان در سیستم پوپک و بر اساس لیست مدارک مهندسی هر قرارداد (VDLS) به تولید مدارک مرتبط و ارسال آنها به کارفرما و یا مشاور پروژه در قالب ترانسمیتال بپردازند.
نفرات مرتبط در هر دیسیپلین مهندسی و یا بخش کالا نیز نظرات خود بر روی مدارک ارسالی سازنده را در قالب همین سیستم به وی منعکس نمایند.
مشخصات اصلی
- مدیریت لیست مدارک سازندگان به تفکیک قرارداد
- مدیریت تعییرات لیست و نگهداری سوابق
- امکان تهیه خروجی اکسل از لیست مدارک سازندگان
- تخصیص اتوماتیک رویژن به مدارک در حین تولید بر اساس قواعد شماره گذاری پروژه
- جلوگیری از تولید رویژن های تکراری از مدارک
- قابلیت صدور ترانسمیتال از مدارک تولید شده توسط سازنده
- امکان ایجاد گردش کار مجزا به ازای هر مدرک از لیست مدارک سازنده
- امکان ثبت Comment Sheet و Reply Sheet بر روی مدارک سازندگان
- ارائه گزارش وضعیت و سابقه مدارک تولید شده توسط سازنده (DCI Report)
- امکان پیگیری مدارک از افراد بر اساس گزارش (Ball in court)
مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک سازندگان
تعريف VDLS به تفکیک قرارداد
در اين سيستم، با پيش بيني و تعريف مشخصه هاي مختلف براي هر سند از قبيل قرارداد مربوطه، امكان پيگيري مدارک سازندگان مهيا مي شود. همچنين با تعيين وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، اين سيستم به عنوان ابزاري براي مديريت مدارک سازندگان ايفاي نقش مي نمايد.
تعيين آخرين نسخه هر مدرك
اين سيستم داراي امكان بررسي شماره نسخه مدرك در هر مرحله اي مي باشد و براي نسخه هاي جديد تهيه شده، شماره نسخه مناسب را پيشنهاد مي كند تا از تهيه نسخه هاي تكراري و نامناسب در سيستم جلوگيري شود. همچنين کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.
صدور ترانسمیتال
مطابق روال پروژه ها، هر مدرکی از سازنده هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترانسمیتال ارسال می گردند. ترانسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترانسمیتال می باشد. این سیستم با بهره‌گیری از موتور قدرتمند گردش کار پوپک، به صورت اتوماتیک ترانسمیتال های مورد نظر را با توجه به تنظیمات پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.
كنترل بررسي و اظهار نظر روي مدارك
هنگام ارسال مدارك در هر مرحله اي با توجه به شماره قرارداد و مسئولین تعریف شده برای آن قرارداد، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. گیرنده/گیرندگان مدرک امكان درج و الصاق اظهار نظر هاي خود به صورت متن يا فايل به مدرک اصلي و عودت آن به ارسال كننده را دارا مي باشند.
محاسبه پیشرفت مدارک سازندگان
با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل آخرین نسخه های صدار شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک سازندگان را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.
گزارشات
هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.