سازمان و پروژه
تمامی فعالیت های قابل انجام در سیستم اطلاعات مدیریت پروژه پوپک در دو قالب پروژه ای و یا سازمانی تعریف شده اند.پروژه ها در واقع قراردادهای اصلی با کارفرمایان بوده و زیرپروژه ها در قالب قراردادهای فرعی و گروه بندی شرح فعالیت ها مدیریت می شوند.
اساس سیستم پوپک طراحی چند پروژه ای بوده و یک کاربر می تواند علاوه بر مدیریت چند جایگاه سازمانی از طریق نام کاربری واحد، تمامی فعالیت های مربوط به پروژه های مختلف را نیز با حرکت بین پروژه ها مدیریت نماید. به طور کلی محدودیتی در تعداد پروژه واگذار شده به یک کاربر در سیستم وجود نداشته و مشتریان محترم می توانند بر اساس نیاز خود از این قابلیت استفاده نمایند.
برای اضافه کردن یک پروژه در سیستم کافیست کد و عنوان پروژه را به support@poupack.com ارسال نمایید تا در اسرع وقت پروژه جدید ایجاد و در دسترس شما قرار گیرد.
یک پروژه می تواند بین چند شرکت مختلف به صورت اشتراکی تعریف شده و یا انحصارا برای یک شرکت تعریف گردد. حالت اشتراک پروژه در زمانی که مشتری دارای شریک تجاری بوده و یا کارفرما/مشاور و سایر ذینفعان پروژه قصد استفاده از سیستم پوپک را داشته باشند بسیار کاربردی می باشد.در صورت اشتراک پروژه بین چند شرکت مختلف، به صورت پیش فرض سطوح پوشیدگی سیستم مانع از مشاهده مستندات یک شرکت توسط سایر شرکت ها می شود با این وجود امکان تعریف شرکت های خواهر خوانده (Sister companies) و یا شرکت های زیر مجموعه (Holdings) و اشتراک اطلاعات بین اعضای این شرکت ها وجود دارد.
جایگاه سازمانی
پایه تمام فرآیندها در سیستم پوپک بر مبنای جایگاه سازمانی افراد می باشد. بدون تعریف شدن جایگاه سازمانی مشخص هیچ کاربری امکان استفاده از سیستم را نخواهد داشت. با تعریف جایگاه های سازمانی امکان ثبت جایگزین ها و جابجایی افراد در سازمان در نهایت سادگی و تنها با تغییر کاربران در جایگاه های سازمانی آنان قابل انجام خواهد بود. با این حال همواره نام افراد و کد کاربری آنها در تمام فرآیندها ثبت و نگهداری می شود و جابجایی افراد هیچگونه تاثیری در نمایش سوابق مستندات موجود در سیستم نخواهد داشت. همچنین یک کاربر در سازمان می تواند همزمان در چند جایگاه سازمانی انجام وظیفه کند. در این صورت در هر زمان می تواند به سادگی بین جایگاه های سازمانی خود حرکت کرده و فرآیندهای کاری خود را به تفکیک هر سمت دنبال نماید.
یک جایگاه سازمانی می تواند:
- سازمانی با امکان دسترسی به تمام پروژه ها باشد، مانند مدیرعامل (پورتفولیو)
- سازمانی با امکان دسترسی به بخشی از پروژه ها باشد، مانند مدیر پروژه های آب (پروگرام)
- اختصاصی پروژه و با امکان دسترسی به تنها یک پروژه مشخص باشد (مدیر و تیم پروژه)
- سازمانی بدون امکان دسترسی به بخش های پروژه ای باشد (بخش های ستادی)