سیستم مدیریت مدارک مهندسی
با استفاده از سیستم مدیریت مدارک مهندسی می توان کلیه فعالیتهای مرتبط با مدارک مهندسی را مکانیزه کرد و از اتلاف زمان وانرژی و منابع مالی جلوگیری کرد.
در این سیستم کلیه اعضای دفتر مهندسی و افراد مرتبط با مدراک مهندسی می توانند در هر لحظه به مدارک مربوط به خود دسترسی داشته و فعالیتهای مجاز خود را درسیستم انجام دهند.
با توجه به تعریف پروژه، ابتدا لیستی از کلیه مدارکی که قراراست در پروژه تولید شوند (Master Document Register – MDR) در سیستم ثبت شده و سپس با تعیین مشخصات هر مدرک و منابع مورد نیاز جهت انجام آن و زمان لازم، پروسه طراحی مهندسی آغاز می گردد.
امکانات گوناگون گزارش گیری برنامه از قبیل تعداد کل مدارک تهیه شدنی ، تهیه شده ،در دست تهیه ، تائید شده و ابطال شده ، منابع صرف شده و منابع مورد نیاز جهت ادامه کار برای هر بخش، ابزار قدرتمند و مناسبی در اختیار مدیران سطوح مختلف جهت مدیریت بهتر واستفاده بهینه از منابع فراهم می آورد.
مشخصات اصلی
- تعريف MDR در سیستم به تفکیک پروژه و زیر پروژه و امکان دسترسی پیمانکاران جزء به مدارک مرتبط
- كنترل زمانبندي توليد مدارك و اعلام اخطار در صورت تأخير
- تعيين ويرايش داخلی و خارجی مدارك به صورت اتوماتيك جهت جلوگيري از تكرار و يا جا افتادن يك ويرايش
- گردش داخلی مدارک بین دیسیپلین ها قبل از صدور نهایی ترانسمیتال
- صدور و توزیع مدارک از طریق سیستم به همراه تولید اتوماتیک ترانسمیتال
- توزيع مدارك طبق مسئووليت هاي تعريف شده
- بررسي و اظهار نظر روي مدارك از طريق سيستم
- محاسبه لحظه ای پيشرفت مدارك مهندسي براساس وزن مدارك و مقایسه با پیشرفت برنامه ای
- آرشيو کامل مدارك و ترانسمیتال ها
- کنترل و آماده سازی اتوماتیک بسته های خرید
- اطلاع رسانی تغییرات در ضمائم بسته های خرید از طریق سیستم های خرید و پیشبر کالا
مختصری درباره سیستم مدیریت مدارک مهندسی
تعريف MDR در سطوح مختلف
در اين سيستم، با پيش بيني و تعريف مشخصه هاي مختلف براي هر سند از قبيل پروژه مربوطه، مراحل مختلف مهندسي( پايه، تفضيلي، اجرايي و ...) امكان پيگيري اسناد در بخش هاي مختلف مهيا مي شود. همچنين با تعيين میزان منابع مورد نیاز ، وزن و زمان برآورد شده برای ارایه اولین نسخه هر سند، اين سيستم به عنوان ابزاري براي مديريت مدارک مهندسی و تخصیص منابع انساني ايفاي نقش مي نمايد.در ضمن با ثبت تمام واقعيات پروژه در اين زمينه ها اين سیستم به ابزار بسيار كارآمدي براي ثبت دانش فنی و برنامه ريزي براي پروژه هاي آتي شركت تبديل خواهد شد.
كنترل اركان پروژه
قابلیت تعریف تمام اركان پروژه اعم كارفرما، مشاور و پيمانكاران بخش هاي مختلف و كارشناسان مرتبط با هر يك از اين بخش ها در اين سيستم وجود دارد و بر اساس وظایف محوله، دسترسي به بخش هاي مختلف اعطا می گردد.با مشخص كردن زمان هاي مورد نياز تهيه اسناد، اين سيستم مي تواند ابزار مناسبي براي بررسي عملكرد هر بخش يا فرد خاص و مقايسه عملكرد واحد هاي مشابه از لحاظ كاري باشد. همچنين با ثبت و بايگاني گردش اسناد و تصحيح هاي انجام شده در هر سند از لحاظ كمي نيز ابزاري مناسب براي بررسي كيفيت كار افراد و بخش هاي گوناگون مي تواند باشد.
تعيين آخرين نسخه هر مدرك
اين سيستم داراي امكان بررسي نوع و شماره نسخه مدرك در هر مرحله اي مي باشد و براي نسخه هاي جديد تهيه شده، شماره نسخه مناسب را پيشنهاد مي كند تا از تهيه نسخه هاي تكراري و نامناسب در سيستم جلوگيري شود. همچنين کلیه نسخ مدارک برای مراجعات بعدی در سیستم ذخیره می گردند.
كنترل گردش اسناد پروژه
با ثبت مشخصات افراد شاغل در پروژه و نوع شخصيت حقوقي و جایگاه هر شخص، مي توان قوانيني براي گردش اسناد در بخش هاي گوناگون وضع كرد.همچنين سيستم با تلفيق مشخصات، گروه و دیسیپلین هر سند مي تواند افرادي را بعنوان گيرنده از بين كارشناسان مرتبط در شركت هاي مختلف مناسب بعنوان افراد مجاز براي دريافت اين سند پيشنهاد دهد تا فرستنده بتواند گیرندگان مورد نظر خود را در محدوده اختیارات تعریف شده برای او متناسب با هر سند، انتخاب نماید.
صدور تراسمیتال
مطابق روال پروژه های مهندسی، هر مدرک مهندسی یا مجموعه ای از مدارک، هنگام صدور رسمی، به پیوست برگه ای به نام ترانسمیتال ارسال می گردند. ترانسمیتال یک سند قابل تعریف در پروژه بوده و دارای اطلاعات عمومی مدارک موجود در آن از جمله شماره، عنوان، هدف از صدور، تعداد صفحات هر مدرک و اطلاعاتی از این قبیل به همراه مشخصات شرکت و فرد گیرنده ترانسمیتال می باشد.این سیستم با بهره گیی از یک لایه هوشمند، به صورت اتوماتیک ترانسمیتال های مورد نظر را با توجه به پیش فرض ثبت شده در پروژه، تهیه نموده و به همراه مدارک به گیرنده مربوطه ارسال می نماید.
كنترل بررسي و اظهار نظر روي مدارك
هنگام ارسال مدارك در هر مرحله اي با توجه به تعاریف انجام شده در سیستم ، گیرنده/گیرندگان مدرک دستور کار اولیه برای بررسی مدرک را دریافت می نمایند. همچنين در مواردي كه نياز به پاسخ از طرف گيرنده مي باشد مهلت زماني می تواند براي اين منظور تعيين مي شود. گیرنده/گیرندگان مدرک امكان درج و الصاق اظهار نظر هاي خود به صورت متن يا فايل به مدرک اصلي و عودت آن به ارسال كننده را دارا مي باشند.نا گفته پيداست كه ثبت تمامي اين مراحل و گردش هاي كاري باعث شفافيت روند تهيه و بازبيني پروژه شده و از مسايل و مشكلات ناشي از فراموشي افراد و مفقود شدن مدارك در هر كدام از اين مراحل كه معمولا در پروژه ها با توجه به پیچیدگی نظارت بر اینگونه فعالیتها رخ ميدهد، جلوگيري بعمل مي آورد.
كنترل زمانبندی صدور مدارک
همانگونه که گفته شد، در هنگام ثبت MDR، تاریخ پیش بینی شده برای صدور اولین نسخه هر مدرک وارد سیستم میگردد. در این صورت سیستم با کنترل زمانهای تعیین شده، به مسوولان صدور مدارک مربوطه، نزدیک شدن به تاریخ صدور مدرک را اعلام میکند.
محاسبه پیشرفت مدارک مهندسی
با توجه به آنچه گفته شد، سیستم با کنترل زمانبندی اولیه صدور مدارک، زمان واقعی صدور، آخرین نسخه های صدار شده، وزن هر مدرک و آخرین وضعیت مدارک، این امکان را در اختیار کاربران مسوول قرار می دهد تا در هر لحظه بتوانند آخرین وضعیت مدارک را مشاهده کرده و گزارش پیشرفت مدارک را به صورت کلی و یا نسبت به تاریخ مشخص و با امکانات گوناگون دریافت نمایند.
گزارشات
هر کاربری با توجه به وظایف تعریف شده در سیستم، امکان گزارش گیری از آخرین وضعیت و میزان پیشرفت فعالیتهای خویش و مجموعه تحت مدیریتش برخوردار بوده و می تواند با توجه به تعاریف تعیین شده در سیستم، انواع گزارشات مورد نظر خود را استخراج نماید.از آن جمله می توان به محاسبه پیشرفت کار، میزان منابع انسانی مصرف شده، تعداد مدارک در وضعیتهای مختلف و ... از ابتدای پروژه یا نسبت به تاریخ معین در محدوده کل پروژه و یا در محدوده دیسیپلین و گروه خاص اشاره کرد.